ステップI:合否確認と入学手続き
出願後合否連絡が遅れている場合は、合否確認も出願者自ら行う必要があります。
もちろん合否連絡は特に出願者から催促しなくてもEメールまたは書面にて出願完了から1〜3ヶ月程度で自宅に届きますが、出願者全てに必ず合否連絡が滞りなく届くというわけではありません。そのため出願後1〜2ヶ月程度して合否連絡がない場合は、「何か出願書類等に不備があった」、「重要なEメールが届いていないため合否が分からなかった」、という可能性を疑って必ず現地学校担当者に合否確認の連絡を入れることをお薦めします。稀に不合格通知を出すことを忘れていることもありますし、合格通知をEメールで通知したのに何かの不備で届いていない、といったこともあります。そのため必ず出願後は審査進捗状況を確認する必要があります。
また合格通知が届いた場合は油断せず、入学まで確実に手続きを進めていく必要があります。ここでは合否の確認方法と入学までの手続き方法について解説させて頂きます。
合否確認方法について
通常合否連絡はEメール、または書面で届きます。最近ではウェブ上の出願者専用ページで公開している場合もあります。いずれにしても出願後出願完了の確認、及び合否の確認は出願者の責任を行うというのが大学院留学の常識です。
出願完了確認後2〜3ヶ月たって合否の連絡がないので学校担当者に問い合わせたら既に合否の連絡は書面で送っていた、郵送のトラブルで届かなかっただけ、ということも珍しくありません。また書面及びEメールで合否の連絡を待っていたらウェブ上で何ケ月、も前に公開されていた、ということもあります。
その場合不合格であればいいのですが、合格していた場合、入学する意思を学校に伝えるのが遅れてしまい、結局他の出願者に合格が流れてしまった、というような最悪の事態も起こりえます。そのため出願後は確実に合否確認を行う必要があることを忘れないでください。合否確認は出願したコースの担当者、またオンライン出願であればオンライン出願完了のお知らせメールをくれた担当者に確認をとるといいでしょう。またメール等で連絡を入れても回答がない場合もあります、その際は担当者に直接電話で確認する必要があります。
入学手続きについて
ここでは無事合格してから入学するまでの手続きについて解説します。進学先を決定したら入学手続き、学生寮の手配、学生ビザの申請と留学生は渡航までにやらなければいけないことが山積みです。進学先を決定したら、安心せず渡航まで注意深く準備を進めていく必要があります。
入学許可書取得に関する手続き
海外の大学院の場合合否が届くと、まずは入学意思の有無を問うAcceptance Letter (アクセプタンスレター)という書類に入学するか否かを記入し返送する必要があります。このAcceptance
Letter は通常合格証明書に同封されており、入学の意思確認のため早急に返送する必要がありますが、通常返送期限は決まっており、その期限内に返送しないと席が保証されません。またこのAcceptance
Letterは必ず郵送で送られてくるものではなく、オンライン上で入学の意思確認をするようなケースもあります。
なお入学する意思がある場合は確実に席を確保する必要がありますが、その場合はAcceptance Letter以外にデポジット(預かり金)の支払いをしなければなりません。このデポジットの支払いとAcceptance
Letterが現地で確認できて初めて正式に席が確保されることになります。この手続きを期限内に行わないと合格の席が他の出願者へ渡り、後日入学したくても入学できない可能性があるので注意が必要です。
このデポジットについて少し解説をすると、日本の大学や大学院で合格後に支払う入学金とは異なります。合格後確実に席を確保するという目的で支払うことに変わりはありませんし、支払ったうえで入学しなかった場合返金がないことは同様ですが、デポジットは預かり金ですので、入学後授業料の一部として返金されることになります。つまり無事入学すれば問題なく返金されますが、入学しなかった場合返金がないということです。金額は各学校によって異なり、通常5万円程度〜30万程度まで様々です。なお支払い金額や支払い方法、支払い期限等の情報は、合格証明書に記載されているか合格証明書に同封されています。
学生寮の手続き
海外大学院留学生は通常学生寮に住むことになりますが、合格、入学が決まったからといって学校側が自動的に学生寮の手配を行ってくれることはありません。学生寮の手配は入学決定後学生が別途申込手続きを行う必要があります。
通常、学生寮の申込方法や申込用紙は入学証明書に同封されているか、現地学校担当者よりEメールで送られてきます。もし入学手続きを完了したにも関わらずそういった学生寮に関する情報が送られてこないようであれば担当者に問い合わせるか、学校ホームページで確認しましょう。
通常学生寮は様々な種類があります。1人部屋、2人部屋、食事つき、食事なし、大学院生専用、女性専用、学校構内、学校郊外と様々で、希望する学生寮に申し込むことになります。また各学生寮は費用も異なりますので、どの学生寮に入寮するかは注意深く検討する必要があります。ただ学生寮に関しては申し込み順に予約されていくので、1人部屋や学校構内、また新しい学生寮のような人気がある寮を希望の際は早めに申し込む必要があります。通常学生寮の申し込みを完了させるためには申込書の郵送(オンラインで提出する場合もあります)及び予約金の支払いを義務けられます。
学生ビザ申請
入学許可書が届き、学生寮の手続きが済んだら、いよいよ学生ビザの申請を行う必要があります。現在ではアメリカ、カナダ、イギリス、オーストラリアどの国の大学院に入学される場合も、もれなく学生ビザの申請を行う必要があります。
また学生ビザの申請方法、。申請から発給までの期間、申請費用等は留学先によって大きく異なりますので、留学先が決まったら速やかに学生ビザ申請方法について調べる必要があります。場合によっては申請書類に1ヶ月、申請から発給までに1ヶ月程度かかることも珍しくなく、その場合は最短でも2〜3ヶ月程度の準備期間が必要になります。進学校が決まったら渡航日から逆算して学生ビザ申請のスケジュールを検討する必要があります。
- 大学院留学10のステップ
- 1. 大学院留学を思い立つ
- 2. 大学院留学の目的を考える
- 3. 出願までのスケジュールを決める
- 4. 海外大学院で学ぶ内容を考える
- 5. 学校リサーチを開始する
- 6. 入学条件リサーチを開始する
- 7. 出願校を決める
- 8. 出願書類を作成する
- 9. 出願
- 10. 合否確認と入学手続き